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PREAMBLE
While this privacy policy primarily governs information within the scope of Navy League led programs and activities, certain interactions - particularly those involving the Royal Canadian Sea Cadets may also fall under the jurisdiction of the Canadian Armed Forces (CAF) and the Department of National Defence (DND).In such cases, we encourage individuals to review the official privacy policies and procedures of the CAF and DND, as those frameworks apply to the administration of the Sea Cadet Program and its associated data practices.
By participating in Navy League activities, you acknowledge and accept the principles set forth in this policy and understand that additional privacy policies may apply where CAF Partners are involved.
NAVY LEAGUE OF CANADA PRIVACY POLICY
The federal Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) became law on January 1, 2004, and therefore, all organizations are regulated with respect to personal information collected from its constituents. The Navy League of Canada (referred to as "NLOC," "we," or "our") is dedicated to safeguarding the privacy of website visitors, NLOC Members, Volunteers, NL Officers, NL Cadets, and others ("you").By completing the forms, either for yourself or on behalf of your child/ward, participating in our events, or using our website, you agree to the collection, use, and disclosure of your personal information (as defined below) and, if applicable, the personal information of your child/ward, in accordance with the terms and conditions outlined here.
Under the law, the release of personal information for any other purpose requires the informed consent of the parent/caregiver for children under 13 years of age.
For additional information on protecting the privacy rights of young people you may consult the Office of the Privacy Commissioner of Canada bulletin, Protecting the privacy rights of young people – November 2023.
This Privacy Policy outlines how we, in the Navy League of Canada collect, use, disclose, and protect your personal information or, if applicable, that of your child/ward. It also explains the types of information we collect and our practices regarding the handling, storage, and sharing of that information. This policy and the practices outlined for the security of information apply at all levels of the organization including Branches, Corps, Divisions and National.
We will only use your personal information or, if applicable, your child/ward in accordance with this Privacy Policy, unless otherwise required by law. The NLOC takes measures to ensure that the personal information we collect is accurate, relevant, not excessive, and used solely for limited purposes.
The provisions of this policy related to the website apply only to the NLOC website. We are not responsible for the privacy practices of any external websites that may be linked from the NLOC website.
DEFINITIONS
“Personal information” means information about an identifiable individual but does not include business contact information. Thus, personal information includes your (or your child’s/ward’s) name, gender, address, phone number, email address, date of birth, credit card details or other financial information, health information, donation amounts and dates, volunteer information such as availability and areas of interest, history of involvement with the NLOC, and information required to maintain an employment relationship with the NLOC.“Business contact information” means information such as an individual’s name, title, business address, telephone number or email address that is collected, used, or disclosed solely for the purpose of communicating with that person in relation to their employment or profession.
COLLECTION AND USE OF YOUR PERSONAL INFORMATION
The NLOC collects personal information only when it is provided voluntarily. Typically, this will be clear, as it involves filling out a form or initiating/maintaining communication. Specific uses of personal information are detailed in this Privacy Policy. For further inquiries about how the NLOC uses personal information, please contact the Executive Director as outlined below.The collection of personal information is limited to what is necessary for the identified purposes and is done by fair and lawful means. The NLOC does not use deception to obtain personal information and does not sell the personal information it collects.
The NLOC collects and may use your personal information for various purposes, depending on whether you are a Website Visitor, NLOC member, volunteer, or NL Cadet, as outlined below. If you do not wish for NLOC to contact your child/ward, you may withhold permission or retract it at any time. If you wish to retract permission, please contact privacy@navyleague.ca.
WEBSITE VISITORS
We collect and use various types of information from and about the visitor, including:- Personal Information: Typically collected through our online forms. You may also contact us via our website with comments, questions, or complaints, which may involve collecting and using your name, email address, and phone number to promptly respond. We may retain this information to assist you in the future and to enhance our customer service, product offerings, events, and promotions.
- Non-Personal Information: This does not directly or indirectly reveal your identity or relate to any identified individual. It includes demographic information, statistical data, or aggregated information. For example, we may aggregate personal information to calculate the percentage of users accessing a specific website feature.
- Technical Information: Includes your login information, audit and traceability logs, such as IP addresses, browser type and version, time zone setting, browser plug-in types and versions, operating system and platform, or information about your internet connection, the equipment you use to access our website, and usage details.
- Non-Personal Details About Website Interactions: Includes full Uniform Resource Locators (URLs), clickstream data to, through, and from our website (including date and time), page response times, download errors, length of visits to certain pages, page interaction information (such as scrolling, clicks, and mouse-overs), methods used to browse away from the page, or any phone number used to call our customer service number.
HOW WE PROTECT YOUR PERSONAL INFORMATION
The NLOC makes all reasonable efforts to ensure that personal information collected from you is protected against loss and unauthorized access. This protection applies in relation to information stored in both electronic and hard copy form. Access to your personal information is restricted to selected members and employees. In addition, NLOC employs generally accepted information security techniques, such as firewalls, access control procedures to protect personal information against loss and unauthorized access.DONORS
In addition to the purposes outlined for Website Visitors, the NLOC collects donors' information solely for the purposes specified at the time of collection on the relevant online form.When you make a credit card payment through the NLOC’s website, we request only the information necessary to process the transaction. For one-time payments, the payment information you provide, such as credit card numbers, security codes, names on the credit cards, and expiration dates, is transmitted directly to the credit card processing company. The credit card information is not retained by the NLOC.
PERSONAL INFORMATION DATABASE
The NLOC maintains a database of personal information with respect to its members, volunteers and youth participants to keep current contact details (including name, address, e-mail address and telephone numbers), emergency contact information, membership status, and a record of your participation in the NLOC, as applicable. Additional uses of your personal information will be declared at the time of collection or prior to any disclosure.Access to this database is restricted to NLOC staff and members who have a legitimate need to access the information.
USE OF PHOTOS AND VIDEOS
Photos or videos of children may be taken during program activities. We will request written consent from parents or guardians before using any images or recordings for:- Program newsletters or reports
- Promotional materials
- Social media or website posts
CONSENT
The NLOC collects personal information only when it is voluntarily provided. We seek consent for the use or disclosure of personal information at the time of collection and before its use or disclosure, when applicable.In determining the form of consent, whether express or implied, the NLOC considers the sensitivity of the information and the reasonable expectations of the individual. For instance, when an individual fills out a form, it implies consent for the NLOC to use the personal information for the purposes specified in the form. Similarly, if you initiate communication with the NLOC (e.g., by sending an email) and provide personal contact information, we assume consent to use this information to respond to your communication.
The NLOC will not require consent for the collection, use, or disclosure of information beyond what is necessary to fulfill the specified purpose.
DISCLOSURE OF PERSONAL INFORMATION
Personal information is disclosed to the NLOC and approved NLOC authorities and contractors who need this information to perform their official roles in line with the NLOC's purposes.If a donation is made, a mailing address is required and will be provided to the Canada Revenue Agency (CRA) for inclusion on any issued tax receipt.
Personal information may also be disclosed to comply with a subpoena, warrant, or court order, or to comply with court rules regarding the production of records. Additionally, it may be disclosed if it relates to an offence under national or provincial laws that has been or is about to be committed, or to activities suspected of threatening Canada's security.
The NLOC does not share mailing lists.
ACCURACY
Personal information will be maintained as accurate, complete, and up-to-date as necessary for its intended purposes. You may need to notify us of changes to your personal information, such as telephone numbers and email addresses, to ensure continued communication and record accuracy.SAFEGUARDS
The NLOC employs reasonable administrative and technical measures to secure personal information. These measures include policy training, restricted office access, locked cabinets, restricted file access, and passwords. Specific examples of these measures can be provided upon request, subject to reasonable limits to ensure their effectiveness.RETENTION OF PERSONAL INFORMATION
Except as permitted or required by applicable law or regulation, we will retain your personal information (including information related to Royal Canadian Sea Cadets and CAF Members for the purposes of Honours, Awards and Scholarships) only as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected, including satisfying any legal, accounting, or reporting requirements.NLOC Volunteer Registration and Screening information will be kept in a secure, restricted database for the life of the organization. This ensures that the NLOC meets its Duty of Care to NL Cadets regarding the responsible employment of volunteers working with youth.
Personal information may be retained for a longer period where appropriate.
ACCESSING AND CORRECTING YOUR PERSONAL INFORMATION
Upon submitting a written request, you will be informed about the existence, use, and disclosure of your personal information and given access to it, as long as the NLOC has retained that information.Requested information, if available, will be disclosed within 30 days of receiving the written request at no cost to you, or at nominal costs for photocopying expenses, unless there are reasonable grounds to extend the time limit.
If your personal information is inaccurate or incomplete, it will be amended as necessary.
WITHDRAWING YOUR CONSENT
You (or on behalf of your child/ward) may withdraw consent for the collection, use, or disclosure of personal information at any time, subject to legal or contractual restrictions (such as information kept to protect the NLOC from liability), provided you give reasonable notice to the NLOC. The Executive Director will inform you of the implications of such a withdrawal.CHANGES TO THE PRIVACY POLICY
The NLOC reserves the right to change this Privacy Policy. Any changes will be posted on the website for public review.CONTACT US
Questions, comments, or concerns regarding this Privacy Policy or its administration by the NLOC may be directed to the Executive Director by calling 613-724-6289, or by writing to the Navy League of Canada, 221-815 St. Laurent Blvd, Ottawa, ON, K1K 3A7. Queries may also be directed to the NLOC by email: ed-dg@navyleague.ca.PRÉAMBULE
Bien que cette politique de confidentialité régisse principalement l'information dans le cadre des programmes et des activités dirigés par la Ligue navale, certaines interactions - en particulier celles qui concernent les Cadets de la Marine royale canadienne - peuvent également relever de la compétence des Forces armées canadiennes (FAC) et du ministère de la Défense nationale (MDN).Dans de tels cas, nous encourageons les individus à examiner les politiques et procédures officielles de confidentialité des FAC et du MDN, car ces cadres s'appliquent à l'administration du programme des cadets de la Marine et à ses pratiques associées en matière de données.
En participant aux activités de la Ligue navale, vous reconnaissez et acceptez les principes énoncés dans la présente politique et comprenez que des politiques de confidentialité supplémentaires peuvent s'appliquer lorsque des partenaires des FAC sont impliqués.
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE LA LIGUE NAVALE DU CANADA
La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est entrée en vigueur le 1er janvier 2004 et, par conséquent, toutes les organisations sont réglementées en ce qui concerne les renseignements personnels recueillis auprès de leurs membres. La Ligue navale du Canada (désignée par « LNC », « nous » ou « notre ») s'engage à protéger la vie privée des visiteurs de son site Web, des membres de la LNC, des bénévoles, des officiers de la LNC, des cadets de la LNC et d'autres personnes (« vous »).En remplissant les formulaires, soit pour vous-même, soit au nom de votre enfant ou de votre pupille, en participant à nos événements ou en utilisant notre site Web, vous acceptez la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels (tels que définis ci-dessous) et, le cas échéant, des renseignements personnels de votre enfant ou de votre pupille, conformément aux conditions énoncées dans le présent document.
En vertu de la loi, la divulgation d'informations personnelles à toute autre fin nécessite le consentement éclairé du parent/responsable pour les enfants de moins de 13 ans.
Pour de plus amples informations sur la protection du droit à la vie privée des jeunes, vous pouvez consulter le bulletin du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, Protéger le droit à la vie privée des jeunes - novembre 2023.
La politique de confidentialité explique comment la Ligue navale du Canada recueille, utilise, divulgue et protège vos renseignements personnels ou, le cas échéant, ceux de votre enfant ou de votre pupille. Elle explique également les types de renseignements que nous recueillons et nos pratiques concernant le traitement, le rangement et le partage de ces renseignements. Cette politique et les pratiques décrites pour la sécurité des informations s'appliquent à tous les niveaux de l'organisation, y compris les Succursales, les Corps, les Divisions et le National.
Nous n'utiliserons vos renseignements personnels ou, le cas échéant, ceux de votre enfant ou de votre pupille qu'en conformité avec la présente politique de confidentialité, à moins que la loi ne l'exige. La LNC prend des mesures pour s'assurer que les informations personnelles qu'il recueille sont exactes, pertinentes, non excessives et utilisées uniquement à des fins limitées.
Les dispositions de cette politique relatives au site web ne s'appliquent qu'au site web du LNC. Nous ne sommes pas responsables des pratiques en matière de respect de la vie privée des sites web externes qui peuvent être liés au site web du LNC.
DÉFINITIONS
Par « informations personnelles », on entend les informations relatives à une personne identifiable, à l'exclusion des coordonnées professionnelles. Les informations personnelles comprennent donc le nom, le sexe, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique, la date de naissance, les détails de la carte de crédit ou d'autres informations financières, les informations sur la santé, les montants et les dates des dons, les informations sur le bénévolat telles que la disponibilité et les domaines d'intérêt, l'historique de l'engagement avec la LNC, et les informations nécessaires pour maintenir une relation d'emploi avec le LNC.Les « coordonnées professionnelles » sont des informations telles que le nom, le titre, l'adresse professionnelle, le numéro de téléphone ou l'adresse électronique d'une personne, qui sont collectées, utilisées ou divulguées dans le seul but de communiquer avec cette personne dans le cadre de son emploi ou de sa profession.
COLLECTE ET UTILISATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES
La LNC ne recueille des informations personnelles que lorsqu'elles sont fournies volontairement. En général, cela est clair, car il s'agit de remplir un formulaire ou d'initier/de maintenir une communication. Les utilisations spécifiques des informations personnelles sont détaillées dans la présente politique de confidentialité. Pour de plus amples informations sur la manière dont le LNC utilise les informations personnelles, veuillez contacter le directeur exécutif comme indiqué ci-dessous.La collecte d'informations personnelles est limitée à ce qui est nécessaire aux fins identifiées et est effectuée par des moyens justes et légaux. La LNC ne recourt pas à la tromperie pour obtenir des informations personnelles et ne vend pas les informations personnelles qu'elle recueille.
La LNC recueille et utilise vos renseignements personnels à diverses fins, selon que vous êtes un visiteur du site Web, un membre de la LNC, un bénévole ou un cadet du LNC, comme indiqué ci-dessous. Si vous ne souhaitez pas que la LNC contacte votre enfant ou votre pupille, vous pouvez à tout moment refuser cette autorisation ou la retirer. Si vous souhaitez retirer votre autorisation, veuillez contacter privacy@navyleague.ca.
VISITEURS DU SITE WEB
Nous recueillons et utilisons différents types d'informations sur les visiteurs du site :- Informations personnelles : Généralement collectées par le biais de nos formulaires en ligne. Vous pouvez également nous contacter via notre site web pour nous faire part de vos commentaires, questions ou réclamations, ce qui peut impliquer la collecte et l'utilisation de votre nom, de votre adresse électronique et de votre numéro de téléphone pour y répondre rapidement. Nous pouvons conserver ces informations pour vous aider à l'avenir et pour améliorer notre service à la clientèle, nos offres de produits, nos événements et nos promotions.
- Informations non personnelles : Ces informations ne révèlent pas directement ou indirectement votre identité et ne se rapportent pas à une personne identifiée. Il s'agit d'informations démographiques, de données statistiques ou d'informations agrégées. Par exemple, nous pouvons regrouper des informations personnelles pour calculer le pourcentage d'utilisateurs accédant à une fonction spécifique du site web.
- Informations techniques : Elles comprennent vos informations de connexion, les journaux d'audit et de traçabilité, tels que les adresses IP, le type et la version du navigateur, le fuseau horaire, les types et versions des plug-ins du navigateur, le système d'exploitation et la plate-forme, ou des informations sur votre connexion internet, l'équipement que vous utilisez pour accéder à notre site web et les détails d'utilisation.
- Détails non personnels sur les interactions avec le site web : Comprend les localisateurs de ressources uniformes (URL) complets, les données de parcours vers, à travers et depuis notre site web (y compris la date et l'heure), les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites sur certaines pages, les informations d'interaction avec les pages (telles que le défilement, les clics et les passages de souris), les méthodes utilisées pour naviguer hors de la page, ou tout numéro de téléphone utilisé pour appeler notre service clientèle.
COMMENT NOUS PROTÉGEONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES
La LNC fait tous les efforts raisonnables pour s'assurer que les informations personnelles recueillies auprès de vous sont protégées contre la perte et l'accès non autorisé. Cette protection s'applique aux informations stockées sous forme électronique et sur papier. L'accès à vos informations personnelles est limité à certains membres et employés. En outre, la LNC utilise des techniques de sécurité de l'information généralement acceptées, telles que des pare-feux, des procédures de contrôle d'accès pour protéger les informations personnelles contre la perte et l'accès non autorisé.DONATEURS
Outre les objectifs décrits pour les visiteurs du site Web, la LNC recueille des informations sur les donateurs uniquement aux fins spécifiées au moment de la collecte sur le formulaire en ligne correspondant.Lorsque vous effectuez un paiement par carte de crédit sur le site web de la Ligue navale, nous ne demandons que les informations nécessaires au traitement de la transaction. Pour les paiements uniques, les informations de paiement que vous fournissez, telles que les numéros de carte de crédit, les codes de sécurité, les noms sur les cartes de crédit et les dates d'expiration, sont transmises directement à la société de traitement des cartes de crédit. Les informations relatives aux cartes de crédit ne sont pas conservées par la LNC.
BASE DE DONNÉES D'INFORMATIONS PERSONNELLES
La Ligue navale maintient une base de données de renseignements personnels concernant ses membres, ses bénévoles et les jeunes participants afin de conserver les coordonnées à jour (y compris le nom, l'adresse, l'adresse électronique et les numéros de téléphone), les coordonnées en cas d'urgence, le statut de membre et un registre de votre participation à la Ligue navale, le cas échéant. Les utilisations supplémentaires de vos informations personnelles seront déclarées au moment de la collecte ou avant toute divulgation.L'accès à cette base de données est réservé au personnel et aux membres de la LNC qui ont un besoin légitime d'accéder à ces informations.
UTILISATION DES PHOTOS ET DES VIDÉOS
Des photos ou des vidéos d'enfants peuvent être prises pendant les activités du programme. Nous demanderons le consentement écrit des parents ou des tuteurs avant d'utiliser les images ou les enregistrements pour :- Les bulletins d'information ou les rapports du programme
- Le matériel promotionnel
- Les médias sociaux ou les sites web.
CONSENTEMENT
La LNC ne recueille des informations personnelles que lorsqu'elles sont fournies volontairement. Nous demandons le consentement pour l'utilisation ou la divulgation des informations personnelles au moment de la collecte et avant l'utilisation ou la divulgation, le cas échéant.Pour déterminer la forme du consentement, qu'il soit explicite ou implicite, la LNC tient compte de la sensibilité des informations et des attentes raisonnables de la personne. Par exemple, lorsqu'une personne remplit un formulaire, cela implique qu'elle consent à ce que la LNC utilise les informations personnelles aux fins spécifiées dans le formulaire. De même, si vous prenez l'initiative d'une communication avec la LNC (par exemple, en envoyant un courriel) et que vous fournissez des coordonnées personnelles, nous supposons que vous consentez à utiliser ces informations pour répondre à votre communication.
La LNC ne demandera pas de consentement pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation d'informations au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre l'objectif spécifié.
DIVULGATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES
Les informations personnelles sont divulguées au LNC et aux autorités et contractants approuvés de la LNC qui ont besoin de ces informations pour remplir leurs rôles officiels conformément aux objectifs du LNC.En cas de don, une adresse postale est requise et sera fournie à l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour figurer sur tout reçu fiscal émis.
Les informations personnelles peuvent également être divulguées pour se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance d'un tribunal, ou pour se conformer aux règles d'un tribunal concernant la production de dossiers. En outre, elles peuvent être divulguées si elles sont liées à une infraction à la législation nationale ou provinciale qui a été commise ou est sur le point de l'être, ou à des activités soupçonnées de menacer la sécurité du Canada.
La LNC ne partage pas les listes d'adresses.
EXACTITUDE
Les informations personnelles seront maintenues aussi exactes, complètes et à jour que nécessaire aux fins prévues. Il se peut que vous deviez nous informer des changements apportés à vos renseignements personnels, tels que les numéros de téléphone et les adresses électroniques, afin d'assurer la continuité de la communication et l'exactitude des dossiers.MESURES DE PROTECTION
La LNC emploie des mesures administratives et techniques raisonnables pour sécuriser les informations personnelles. Ces mesures comprennent une formation à la politique, un accès restreint aux bureaux, des armoires verrouillées, un accès restreint aux dossiers et des mots de passe. Des exemples spécifiques de ces mesures peuvent être fournis sur demande, sous réserve de limites raisonnables pour garantir leur efficacité.CONSERVATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES
Sauf si la loi ou les règlements applicables le permettent ou l'exigent, nous ne conserverons vos renseignements personnels (y compris les renseignements relatifs aux cadets de la Marine royale du Canada et aux membres de la FAC aux fins des distinctions honorifiques, des prix et des bourses d'études) qu'aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, y compris la satisfaction de toute exigence juridique, comptable ou de rapport.Les informations relatives à l'inscription et à la sélection des bénévoles de la Ligue navale seront conservées dans une base de données sécurisée et restreinte pendant toute la durée de vie de l'organisation. Cela permet à la LNC de s'acquitter de son devoir de diligence envers les cadets de la LN concernant l'emploi responsable de bénévoles travaillant avec des jeunes.
Les informations personnelles peuvent être conservées plus longtemps si nécessaire.
ACCÈS ET CORRECTION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES
Sur présentation d'une demande écrite, vous serez informé de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de vos informations personnelles et vous y aurez accès, tant que la LNC conserve ces informations.Les informations demandées, si elles sont disponibles, seront divulguées dans les 30 jours suivant la réception de la demande écrite, sans frais pour vous, ou à un coût nominal pour les frais de photocopie, à moins qu'il n'y ait des motifs raisonnables de prolonger le délai.
Si vos informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, elles seront modifiées si nécessaire.